Het was de afgelopen weken wel erg makkelijk van mij om positief over een deadline en de bijkomende druk te bloggen. Maar natuurlijk zijn er ook mensen die helemaal niet tegen druk kunnen en bij wie het net het tegenovergestelde effect heeft. Mensen die volledig dicht klappen bij te veel druk of stress. De deadline wordt eigenlijk een flatline.
Tja, en wat doe je dan met die flatline?
Als je door een deadline dichtslaat en dus juist niet meer productief bent, dan heb je in de huidige samenleving wel een probleem. Bijna alles komt tegenwoordig met een deadline. Op voedsel staat een houdbaarheidsdatum, een bibliotheekboek mag je ook maar beperkt lenen, films die je huurt bij je digitale zender vervallen binnen een week. En ook het nieuws van vandaag, is morgen alweer oud nieuws. Maar daar raakt niemand echt over in de stress. Eten dat over de datum is, gooi je simpelweg weg. Een bibliotheekboek breng je terug. Die film kijk je dan maar niet, of niet nog een keer en je leest morgen gewoon weer een krant voor vers nieuws.
Waarom zou je dan wel in de stress springen door een deadline die je op je werk krijgt? Het is bij de meeste mensen niet de deadline waardoor ze flatlinen, maar het idee dat ze allerlei verschillende zaken moeten doen, met allemaal een eigen deadline. Flatliners voelen zich terwijl ze aan taak A werken schuldig omdat ze niet aan taak B werken. En omgekeerd.
De oplossing is relatief simpel. Geef al je taken ook een eigen startmoment. Tot aan het startmoment van een taak ga je moet je niet meer aan die taak denken. Als je met een taak begint, laat je altijd de andere taak los. En als je ermee start, stel dan een eindmoment vast. Dat kan de deadline zijn, als je de taak in een keer af krijgt en je tot dat moment geen andere startmomenten gepland hebt. Maar het kan ook een ander moment zijn. Gewoon twee uur in de toekomst of drie dagen.
Als je aan een taak start, stel je een eindmoment vast dat ofwel gelijk is aan de deadline ofwel gelijk aan het startmoment van de volgende taak. Heb je je taak nog niet af als je het eindmoment bereikt, stel een nieuw (vervolg)startmoment vast, wanneer je weer verder gaat met die taak. En informeer eventuele stakeholders over een gewijzigde planning. Zo zorg je ervoor dat je altijd maar met één taak tegelijk bezig bent. Weg stress.
En als je nu uiteindelijk de originele deadline niet haalt, was deze klus kennelijk toch niet belangrijk genoeg voor je. Maar daar heb ik al eerder over geblogd.